Politique de confidentialité

Dernière mise à jour : juillet 2026. La présente politique décrit comment Qualipilot traite les données à caractère personnel des utilisateurs (organismes de formation) dans le cadre de son service d'aide à la conformité Qualiopi et à la déclaration d'activité (NDA).

1. Responsable du traitement

MY MUSIC ADS (SAS), dont les coordonnées figurent dans les mentions légales. Pour toute question relative à vos données ou pour exercer vos droits : rudy@mymusicads.fr.

2. Données collectées

Compte : nom, prénom, adresse e-mail, mot de passe (chiffré), méthode de connexion (e-mail ou Google).
Profil de l'organisme: raison sociale, SIRET, n° de déclaration d'activité, adresse, téléphone, e-mail de contact, représentant légal et personnes référentes (handicap, qualité, pédagogie…).
Contenu que vous saisissez: messages échangés avec l'assistant Qualibot, documents et pièces que vous importez (preuves Qualiopi, pièces NDA — pouvant inclure CNI, justificatifs, CV de formateurs).
Données techniques: journaux d'authentification et de limitation de débit (identifiant de compte, horodatage).

3. Finalités et bases légales

Fourniture du service (gestion du compte, génération de documents, suivi de conformité) — exécution du contrat.
Sécurité, prévention des abus, limitation de débit — intérêt légitime.
Acceptation des conditions et de la présente politique à l'inscription — consentement.

4. Destinataires et sous-traitants

Vos données sont hébergées et traitées par des prestataires agissant comme sous-traitants au sens du RGPD :

Supabase— hébergement de la base de données, de l'authentification et du stockage de fichiers (données hébergées dans l'Union européenne — région de Francfort, Allemagne).
Anthropic(États-Unis) — modèles d'IA propulsant l'assistant Qualibot. Le contenu de vos messages et des documents joints lui est transmis pour générer les réponses.
OpenAI(États-Unis) — calcul d'index de recherche (embeddings) sur vos requêtes.
OpenRouter(États-Unis) — service de secours activé uniquement en cas de panne d'Anthropic.
Google (États-Unis) — connexion via compte Google (si vous choisissez cette option).

5. Transferts hors Union européenne

Certains sous-traitants (Anthropic, OpenAI, OpenRouter, Google) sont situés aux États-Unis. Ces transferts sont encadrés par les garanties appropriées prévues par le RGPD : clauses contractuelles types (CCT) pour Anthropic et OpenAI, et cadre de protection des données UE–États-Unis (EU-US Data Privacy Framework) pour Google. Le service de secours OpenRouter est désactivé par défaut. Nous limitons les données transmises à ce qui est nécessaire au fonctionnement de l'assistant.

6. Durées de conservation

Compte et profil: conservés pendant toute la durée d'utilisation du service, puis supprimés lors de la fermeture du compte.
Conversations avec Qualibot: conservées pour assurer la continuité du suivi ; purgées après 24 mois d'inactivité du compte, et en tout état de cause à la suppression du compte.
Pièces NDA et preuves Qualiopi : conservées le temps nécessaire à la constitution et au maintien de votre dossier de conformité, puis supprimées à la fermeture du compte.
Journaux de sécurité : conservés pour une durée limitée à des fins de prévention des abus.

À la suppression de votre compte, l'ensemble de vos données (profil, conversations, preuves, pièces NDA et fichiers stockés) est définitivement effacé.

7. Vos droits

Conformément au RGPD, vous disposez des droits d'accès, de rectification, d'effacement, de portabilité, d'opposition et de limitation. Vous pouvez :

Accéder et exporter vos données depuis la page Paramètres du compte (bouton « Télécharger mes données »).
Supprimer votre compte et toutes vos données depuis cette même page.
Exercer tout autre droit en nous contactant à rudy@mymusicads.fr.

Vous pouvez également introduire une réclamation auprès de la CNIL (www.cnil.fr).

8. Cookies

Qualipilot n'utilise que des cookies strictement nécessaires au fonctionnement (gestion de votre session de connexion). Aucun cookie publicitaire ni de mesure d'audience tiers n'est déposé — aucune bannière de consentement cookies n'est donc requise.